Vielleicht hast du gerade eine E-Mail von uns bekommen und dich gefragt: „Warum schreiben die mich eigentlich an – und woher haben die meine Adresse?“ Oder du fragst dich ganz allgemein, wie seriöser, KI-gestützter B2B-Outreach heute eigentlich funktioniert. Beides sind völlig berechtigte Fragen. Und wir beantworten sie hier offen.
KI-gestützter B2B-Outreach bedeutet für uns: Wir setzen künstliche Intelligenz gezielt ein, um aus öffentlich verfügbaren Unternehmensdaten die wenigen wirklich passenden Ansprechpartner herauszufiltern. Statt wahllos Hunderte Kontakte anzuschreiben und dich mit einer weiteren austauschbaren Kaltakquise-Mail im Unklaren zu lassen, zeigen wir dir in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie unser Prozess funktioniert, welche Rolle die KI dabei spielt. Und warum am Ende trotzdem immer ein Mensch entscheidet.
🎯 Der Ausgangspunkt: Du nutzt (sehr wahrscheinlich) Pipedrive
Als HubSpot-Agentur begleiten wir seit über acht Jahren Unternehmen dabei, ihr CRM sauber aufzusetzen und aus einer reinen Kontaktverwaltung ein echtes Wachstumswerkzeug zu machen. Ein Schwerpunkt von uns ist die Migration von Pipedrive zu HubSpot. Ein Wechsel, den viele wachsende Teams irgendwann in Erwägung ziehen, wenn Marketing, Sales und Service enger zusammenwachsen sollen.
Deshalb ist unser erster Anhaltspunkt ganz einfach: Wir schauen, welche Unternehmen aktuell Pipedrive im Einsatz haben. Denn genau dort können wir mit unserer Erfahrung den größten Mehrwert bieten. Das ist kein Zufallstreffer sondern der Versuch, dich nur dann anzuschreiben, wenn unser Angebot inhaltlich wirklich zu dir passen könnte.
🔍 Schritt 1: Die Technologie-Recherche mit BuiltWith
Um herauszufinden, welche Websites Pipedrive nutzen, greifen wir auf BuiltWith zurück. BuiltWith ist ein Dienst, der öffentlich einsehbare Informationen über die auf einer Website eingesetzten Technologien auswertet. Vom Content-Management-System über Tracking-Tools bis hin zum CRM-Tracking-Code. Auf dieser Basis erhalten wir eine Liste von Unternehmen, die entsprechende Pipedrive-Signale auf ihrer Website tragen.
Wichtig: Hier geht es um firmenbezogene, öffentlich zugängliche Technologie-Daten. Nicht um persönliche Informationen über dich als einzelne Person.
📥 Schritt 2: Die Liste kommt nach HubSpot
Diese Unternehmensliste laden wir anschließend in unser eigenes HubSpot CRM. Damit haben wir eine saubere, strukturierte Grundlage, um die weiteren Schritte nachvollziehbar zu dokumentieren und den gesamten Prozess an einem Ort zu steuern.
⚙️ Schritt 3: Verarbeitung in Make
Von HubSpot aus übergeben wir die Daten an Make (ehemals Integromat), unsere Automatisierungsplattform. Make verbindet unsere Tools miteinander und sorgt dafür, dass die einzelnen Schritte automatisiert und wiederholbar ablaufen – ohne dass wir jede einzelne Zeile manuell durch die Werkzeuge schleusen müssen.
🤖 Schritt 4: Hier kommt die KI ins Spiel: Claude von Anthropic
Der spannendste Teil: Innerhalb von Make arbeitet ein durchdachter Prompt mit Claude, dem KI-Modell von Anthropic. Diese KI übernimmt zwei Aufgaben für uns.
Erstens ermittelt sie auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen und gängiger Muster die wahrscheinlichste geschäftliche E-Mail-Adresse der passenden Ansprechperson, also der Rolle, für die unser Thema tatsächlich relevant ist (unsere Buyer Persona). Das ist bewusst als Wahrscheinlichkeit formuliert: Es handelt sich um eine fundierte Einschätzung, keine Garantie.
Zweitens sortiert und filtert die KI die Unternehmen nach Zielgruppen, zum Beispiel nach IT-Dienstleistern. So stellen wir sicher, dass wir nur Unternehmen ansprechen, die inhaltlich in unseren Fokus passen und nicht wahllos jeden kontaktieren.
👤 Schritt 5: Kontakte anlegen, aber mit menschlicher Kontrolle
Auf Grundlage dieser Auswertung legt Make neue Kontakte in HubSpot an. Und jetzt kommt der Punkt, der uns besonders wichtig ist: Bevor irgendjemand eine E-Mail von uns bekommt, schauen wir manuell drüber. Passt die Ansprechperson? Ist das Unternehmen wirklich relevant? Ergibt eine Kontaktaufnahme überhaupt Sinn?
Erst wenn diese Prüfung passt, nehmen wir über eine strukturierte Sequenz Kontakt auf. Die E-Mail, die dich vielleicht hierher geführt hat. Die KI beschleunigt also die Vorarbeit, aber die Entscheidung, wen wir tatsächlich anschreiben, treffen wir als Menschen.
💡 Warum wir überhaupt mit KI arbeiten
Man könnte fragen: Warum der ganze Aufwand? Die ehrliche Antwort: Wir sind ein kleines Team und wollen unsere Zeit dort investieren, wo sie wirklich zählt. Nämlich in gute Gespräche und saubere HubSpot-Umsetzungen, nicht in stundenlanges manuelles Zusammensuchen von Adressen. Die KI hilft uns, die richtige Handvoll passender Unternehmen zu finden, statt Hunderte irrelevante Kontakte anzuschreiben.
💡 Für dich bedeutet das: Wenn du von uns hörst, dann nicht, weil ein Zufallsgenerator deine Adresse ausgespuckt hat sondern weil wir einen guten Grund sehen, dass es sich für dich lohnen könnte.
🔒 Transparenz und fairer Umgang mit deinen Daten
Uns ist wichtig, dass dieser Prozess für dich nachvollziehbar bleibt; deshalb dieser Artikel. Wir verarbeiten dabei geschäftliche Kontaktdaten im B2B-Kontext und stützen unsere Ansprache auf ein berechtigtes Interesse: den fachlichen Austausch mit Unternehmen, für die unser Angebot relevant sein könnte.
🚫 Wir wollen dich nicht voll spammen
Das meinen wir ernst und deshalb ist es uns keine leere Floskel. Jede unserer E-Mails enthält einen klaren Abmelde-Button. Ein Klick genügt und du bekommst nichts mehr von uns. Wir bauen diesen Button ganz bewusst ein, weil wir überzeugt sind: Guter Kontakt entsteht aus Interesse, nicht aus Penetranz. Wenn unser Thema für dich gerade nicht passt, wollen wir dir nicht auf die Nerven gehen. Lieber verabschieden wir uns freundlich und lassen die Tür für später offen.
Und ganz klar: Wenn du kein Interesse hast, hörst du von uns nicht mehr. Wir nehmen dich dann selbstverständlich aus unseren Sequenzen heraus und löschen deine Daten auf Wunsch.
🚀 Wenn du mehr wissen willst: deine nächsten Schritte
Vielleicht hat dich der Blick hinter die Kulissen neugierig gemacht – auf uns, auf HubSpot oder auf die Frage, ob dein aktuelles Setup wirklich das Beste für dein Wachstum ist. Für genau diese Neugier haben wir ein paar unverbindliche Einstiege vorbereitet:
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Du überlegst, von Pipedrive zu HubSpot zu wechseln? Auf unserer Seite zur Pipedrive-Migration erklären wir, wie ein sauberer Umzug abläuft – ohne Datenchaos und ohne Stillstand im Vertrieb.
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Du nutzt bereits HubSpot und willst wissen, wie gesund dein Portal ist? Unser kostenloser HubSpot Portal Health Check gibt dir in wenigen Minuten eine ehrliche Einschätzung – ganz ohne Verpflichtung.
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Du suchst nach fertigen, branchenspezifischen HubSpot-Paketen? Im HubSpot Shop findest du vorkonfigurierte Lösungen für IT-Dienstleister, SaaS und Maschinenbau.
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Du willst einfach mit einem Menschen sprechen? Dann melde dich direkt bei uns oder antworte auf unsere E-Mail. Kein Verkaufsdruck, einfach ein ehrliches Gespräch auf Augenhöhe.
👋 Neugierig geworden?
Falls du bis hierhin gelesen hast, bist du vermutlich genau der Typ Mensch, mit dem wir gerne sprechen: neugierig, offen für neue Wege und interessiert daran, wie moderne Tools und CRM-Prozesse zusammenspielen. Genau diese Denke bringen wir auch in unsere HubSpot-Projekte ein.
Und ob du dich meldest oder nicht: Danke, dass du dir die Zeit genommen hast, hinter die Kulissen unseres Prozesses zu schauen. Genau diese Transparenz wünschen wir uns auch von den Tools und Partnern, mit denen wir selbst arbeiten.
